Recrutement : nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve (Bruxelles)

Description de la fonction

L’assistant·e administratif·ve assure quotidiennement les différentes tâches administratives et de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de la structure : 

  • Gérer le courrier (rédaction, réception/envoi et tri) et les colis (réception/envoi)
  • Gérer les appels téléphoniques
  • Gérer les stocks de fournitures (bureau et biens de petite consommation)
  • Accueillir les visiteurs
  • Assurer la logistique des réunions (réservation et préparation des salles)
  • Organiser les CA/AG (préparer et envoyer les convocations, préparer les dossiers, réserver locaux, diffuser le PV…)
  • Mettre en forme et imprimer des documents pour l'équipe (rapports, courriers, mémos…)
  • Appuyer l'organisation d'événements extérieurs (conférences, récolte de fonds…)
  • L’assistant·e administratif·ve assure quotidiennement des tâches d’appui à la comptabilité de la structure : trier, scanner, vérifier et classer les pièces comptables
  • L’assistant·e administratif·ve assure toutes les démarches nécessaires aux missions au Sud et au Nord d’employés ou collaborateurs : réserver les transports, rechercher les logements, préparer et récupérer les documents de voyage (passeport, visa, note de frais…), aider aux démarches administratives…
  • En outre, il·elle apporte son appui aux autres membres de l’équipe pour la réalisation des travaux exceptionnels qui entrent dans le cadre de ses compétences

Profil

Qualifications demandées

  • Diplôme du secondaire inférieur : CESI (pas de diplôme supérieur au CESI)
  • Connaissance des logiciels de bureautique
  • Connaissance administrative générale
  • Intérêt pour le secteur d’activité et les missions de la structure 

Qualités personnelles

  • Capacité à travailler harmonieusement en équipe
  • Rigueur
  • Sens de l’organisation
  • Tact, respect, discrétion, sens du contact
  • Bonne expression écrite et orale
  • Humour !

Conditions d’emploi

  • Contrat à temps plein, poste à pourvoir immédiatement
  • Satisfaire aux conditions ACS, notamment diplôme CESI maximum (aucune candidature avec un diplôme supérieur à ce niveau ne sera prise en considération)
  • Salaire brut mensuel en accord avec les barèmes d’ULB-Coopération, en fonction du barème ACS
  • Chèques-repas après 6 mois de contrat
  • Remboursement intégral des déplacements domicile-travail.
  • Résider en région de Bruxelles capitale

Processus de recrutement

  • Dépôt (par email uniquement) des candidatures : envoi du CV + lettre de motivation + coordonnées de deux personnes de référence à secretariat@ulb-cooperation.org et julie.simon@ulb-cooperation.org .
  • Nous nous réservons la possibilité de ne pas répondre aux candidatures ne remplissant pas les critères demandés.
  • Interview au siège (Bruxelles) des candidats sélectionnés, déplacements non remboursés.

Pour tout autre renseignement : email uniquement svp : secretariat@ulb-cooperation.org et julie.simon@ulb-cooperation.org

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